GDPR

Den 25 maj trädde EU:s dataskyddsförordning GDPR i kraft och ersatte därmed den svenska Personuppgiftslagen (PUL).

En bostadsrättsförening eller samfällighetsförening hanterar personuppgifter i olika avseenden, såsom aktuella och tidigare medlemmar, hyresgäster samt kanske en kontaktlista med e-post eller övriga kontaktuppgifter för att enkelt komma i kontakt med föreningens medlemmar och hyresgäster. Föreningen är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dessa personuppgifter och ytterst ansvarig att det sker enligt GDPR. I egenskap av personuppgiftsbiträde anlitar Castor ett antal underbiträden. Dessa finns listade här.

Vad behöver styrelsen i föreningen göra?
Här kan ni i styrelsen ställa kortare frågor via mail och även få hjälp via vår samarbetspartner vad föreningen behöver göra för att säkerställa rutinerna i det löpande styrelsearbetet: Info.GDPR@castor.se

Se även mer info via Datainspektionens hemsida datainspektionen.se.

Här beskrivs hur Förvaltnings AB Castor behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning GDPR

Castor är ansvarig för behandling av de personuppgifter som lämnas till Castor enligt denna integritetspolicy. Personuppgifter som behandlas genom anställningsavtal, kund-och leverantörsavtal samt register för att kunna tillhandahålla information och tjänster till anställda, kunder och leverantörer samt marknadsföring i form av brev, e-post, telefon och sms.

Castor behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla de tjänster som våra kunder efterfrågar samt upprätthålla avtalsrelationen mellan parterna samt för att säkerställa anställningsförhållandet mellan Castor som arbetsgivare och enskild arbetstagare. Vidare behandlar Castor personuppgifter i syfte att samla in och kontrollera personuppgifter ex. vid betalningsanmärkning.

När du besöker Castors webbplatser kan din IP-adress registreras. Castor använder IP-adresser bland annat för att mäta antalet besök på vår hemsida med hjälp av Google Analytics. (En IP-adress är ett unikt nummer som kan göra det möjligt att identifiera en användares internetuppkoppling och som webbläsaren lämnar ut automatiskt varje gång du besöker en webbplats). Mätningen kan innebära att Castor samlar in information om hur du använder Castors webbplatser. Detta gör Castor för att kunna förbättra vår webbplats, ge dig som kund och anställd rätt information. Castor kan även komma att använda insamlade data för statistiska analyser.

Utlämnande av personuppgifter till tredje part

Castor kan komma att lämna ut personuppgifter till de aktörer som bolaget samarbetar med för att kunna erbjuda dig som kund och anställd förmånliga erbjudanden och villkor.

Personuppgifter kan komma att lämnas ut för privatpersoner hos avtalskunder enligt personuppgiftsbiträdesavtal med underbiträden för att kunna fullgöra våra förvaltningsåtaganden när det gäller t ex leverantör som skall utföra reparation eller installation.

Personuppgifter för anställda, kunder och privatpersoner hos avtalskunder kan också komma att lämnas ut till något av bolagen inom Fenix Holding koncernen (där Castor ingår). Behandlingens ändamål är främst för att skicka erbjudanden till dig om sina varor och tjänster via bl a elektroniska kommunikationstjänster så som e-post och sms alternativt post.

Iaktta försiktighet när du lämnar ut personuppgifter till tredje part på internet. Det är ditt ansvar att hålla lösenord och personuppgifter hemliga.

Enligt lag är Castor skyldig att lämna och på annat sätt behandla personuppgifter för att fullgöra skyldighet i förhållande till t.ex. Skatteverket, Försäkringskassan, Polis- och Kronofogdemyndighet.

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Rättslig förpliktelse

Dina personuppgifter kommer att behandlas enligt de lagar och regler som står över GDPR-förordningen i bolagets verksamhet för att kunna följa dessa, exempelvis lämna kontrolluppgifter till Skatteverket.

Efter det att ditt kund-/avtalsförhållande med oss har upphört kommer vi att spara uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t ex betalningar i sju år i enlighet med bokföringslagen.

För dig som anställd hos Castor kommer vi att spara dina personuppgifter för att kunna fullgöra vår rättsliga förpliktelse enlig ovan.

Avtal

Behandling av dina personuppgifter bearbetas i den utsträckning det är nödvändigt för att fullgöra avtal där du är part t.ex. för att kunna betala ut lön i enlighet med ditt anställningsavtal eller förvaltning/leverans enlig kundavtal.

Samtycke

För dig som kund, leverantör eller samarbetspartner kommer Castor att spara dina personuppgifter i upp till 2 år efter det att ditt kund-/avtalsförhållande med oss har upphört för marknadsföringsändamål enligt ovan. Castor ser dig som kund under den tid som du köper Castors tjänster. Genom att lämna personuppgifter till Castor godkänner du att Castor och övriga bolag inom Fenix Holding koncernen samt övriga samarbetspartners får behandla dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy.

Tillskillnad från övriga grunder i detta stycke kan ett samtycke återkallas helt eller delvis.

Intresseavvägning

Behandling av personuppgifter kan i vissa fall hanteras utan den registrerades samtycke, om behandlingen anses vid intresseavvägning vara nödvändig för det aktuella ändamålet. Exempel på områden där Castor använder intresseavvägning som rättslig grund är våra nyhetsbrev till styrelsen i föreningen. Nyhetsbreven innehåller främst information om kommande och aktuella lagändringar, inbjudningar till styrelseutbildningar och informationsträffar samt övrig information och erbjudanden som Castor anser vara nödvändiga och värdefulla för styrelsen i de föreningar Castor förvaltar. Som mottagare av nyhetsbreven kan du när som helst kontakta Castor för att bli raderad ur registret. Övriga exempel när intresseavvägning åberopas är vid akuta situationer då hanteringen av uppgifterna väger tyngre än den enskildes rätt till privatliv.

Tillgång och ändring av personuppgifter

Du har som kund rätt att en gång per år vid skriftlig begäran till Castor att på nedan angivna adress få information om vilka personuppgifter som vi har registrerat om dig, varifrån dessa uppgifter har hämtats och hur dessa uppgifter används. Du har även rätt att begära att rättning eller att felaktiga uppgifter tas bort om dig.

Om du har några frågor angående vår hantering av personuppgifter eller om du har anledning att tro att vi hanterar information om dig som är inkorrekt eller ofullständigt ber vi dig att kontakta oss.

Privatpersoner hos avtalskunder som vill begära utdrag avseende personuppgifter hänvisas till personuppgiftsansvarig hos den som privatpersonen har tecknat sitt avtal med.

Mail:                     info@castor.se

Adress:                 Förvaltnings AB Castor, Box 795, 851 22 Sundsvall, Besöksadress: Torggatan 7A

Telefon:               060-12 80 00

Har du som anställd frågor om hur dina personuppgifter behandlas som ej besvarats genom denna policy kontakta HR för mer information.